Jako průvodci změnou, Pekaři, kteří budování značky zaměstnavatele používají jako cestu ke zvyšování zapojení lidí ve firmě, jsou pro nás facilitované workshopy každodenní chleba, cesta, jak se dostat k výsledkům a zapojeným lidem. 

A tak nás napadlo, že by se vám naše zkušenosti mohly hodit. Že sepíšeme, co jsme se v průběhu let naučili, jak workshopy připravujeme, co nám funguje. A aby to bylo rozumně dlouhé a čitelné, převedli jsme je do podoby tipů.

Samozřejmě se liší otevřený workshop pro lidi z různých firem od workshopu pro konkrétní firmu či tým. Do tohoto článku dáváme tipy pro obě varianty. A jestli můžeme rovnou něco na začátku doporučit – naučte se facilitovat.

1. Začněte od konce

To nejdůležitější na začátek. Stanovte si cíl. Popište, co chcete vytvořit, dohodnout nebo předat (informace, nadšení). Teprve podle cíle můžete workshop dobře připravit. Vytvořit program a vybrat lidi, kteří by se měli zúčastnit.

2. Vytvořte plán

Promyslete cestu. Rozdělte den do bloků a vymyslete, co lidem řeknete a co budete chtít, aby si na to přišli sami. Co lidem zadáte jako individuální úkol a co do skupiny? Jak budete sdílet výstupy? Jak budete zapisovat a shrnovat bloky?

Tady najdete šablonu pro vytvoření scénáře k workshopu, kterou používáme pro workshopy my.

3. Pošlete informace předem

Pošlete účastníkům cíl a rámcový program. A požádejte je o přípravu, jestli je potřeba. Může se jednat o shromáždění podkladů nebo odpovědi na otázky zaslané předem. Pro tento účel používáme Google Form.

4. Vyberte čas a místo

Vyberte termín, kdy budou mít lidé fyzický i mentální prostor se soustředit. Zvolte místo, kde se budou lidé cítit bezpečně a příjemně. My využíváme meeting studio Animika v Karlíně, kde takové prostředí najdete ;-) 

5. Udělejte si přípravu

Pakliže potřebujete program doprovodit kontextem, teorií a příklady k tématu, inspirativními videi, zadáním úkolů, připravte si prezentaci. My si často vystačíme pouze s nadepsanými flipy, kterými rámujeme program a celý den.

6. Připravte si pomůcky

Nejčastěji používáme hrubé i tenké fixy, různé velikosti post-itů, hlasovací puntíky, jmenovky, pastely, nůžky, lepidla, Time Timer (znáte?), papíry a tužky na poznámky, lepící pásku na připevnění flipů na stěnu. My používáme věci z Neuland.

7. Zarámujte den 

Začněte pozitivně. Lidé se mohou představit ve dvojicích, sdílet poslední silný zážitek nebo pikošku. Zdůrazněte cíl workshopu, ideálně jej nalepte na zeď.  Stejně jako program workshopu. Projděte očekávání účastníků, abyste sladili skupinu.

8. Dolívejte průběžně energii

Bez přestávek to nejde. Občerstvujte se kofeinem i pohybem. Vyplatí se vyjít ven a nadechnout se čerstvého vzduchu. Mentální i nenáročné fyzické rozcvičky pomůžou doplnit ubývající energii. Nezapomeňte na ně.

9. Uzavřete workshop

Shrňte jednotlivé části dne, například prostřednictvím popsaných flipů. Vraťte se k cíli a očekáváním ze začátku dne. Požádejte účastníky, jak vidí průběh i výstup. Dohodněte se, jak na workshop navážete, případně kdo, co, kdy udělá. 

10. Skončete pozitivně 

Závěr workshopu je velmi důležitý. S jakým pocitem účastníci odejdou? Byli přítomni, sdíleli, diskutovali, udělali dobrou práci? Rozhodně jim poděkujte. A uzavřete den něčím pozitivním. Pak už jen pošlete výstupy emailem.

Dejte nám prosím vědět, jestli jste v tipech našli něco pro sebe. Jestli to nebylo příliš stručné, obecné a povrchní. Přemýšlíme, že bychom napsali pokračování. Téma totiž umíme rozvést do daleko většího detailu a dát ještě více konkrétních tipů.