Autor: Petr Hovorka Tipy 2. 2. 2021

Hybridní týmy. Jak je vést?

Půlka týmu v kanceláři, půlka na home office. Trochu schizofrenická situace pro manažera, který byl dosud zvyklý na pravidelné fyzické potkávání se se svým týmem. 

Více než žhavé téma dnešních dnů – hybridní týmy, a jak je vést. Z manažerského pohledu něco, co nemáme naučené, ani plánované, nevíme kdy a jak se budeme moci vrátit plnohodnotně do práce. Celé zástupy lidí se přesunuly do „on-linu“. Potřeby a priority členů našich týmů jsou rozdílné. Někteří jsou znovu postaveni do role učitelů, musí být nápomocni svým dětem s online výukou. Naopak jiným velmi chybí společná tvorba a už se nemohou dočkat návratu do kanceláře, protože doma pořádně neví, jak si práci rozvrhnout, kdy a jak pracovat, jak naložit s prioritami. Otázka zní, jak skloubit různé potřeby a přitom zajistit výkonnost týmu? 

Mít tým, ve kterém někteří pracují společně v kanceláři a jiní pracují na dálku, může představovat pro manažery řadu výzev. Především je potřeba uhlídat, aby se celá situace nezvrtla v jakousi řevnivost mezi kolegy, kde na jedné straně budou Ti – „ co jsou v kanceláři“ a na druhé „Ti co jsou doma“. Udržet na uzdě situaci srovnávání se a rivality může být někdy i pro zkušeného manažera výzvou. Nesmíme totiž zapomenout, že nedílnou a nepřehlédnutelnou kulisou dnešních dnů je pandemie, která zvyšuje úroveň stresu o další stupeň. Je to takový manažerský pětiboj, přičemž nezbytnou disciplínou je více než kdykoliv dříve empatie a lidský přístup, který pomůže týmy správně „nahodit“ a držet pohromadě. Mám pro vás pár tipů, jak si s tím poradit.

Zajímejte se

Nejdůležitější věc na začátek, pandemie – nepandemie: vaším nejdůležitějším úkolem jako manažera je podporovat vaše zaměstnance. Uprostřed globální pandemie potřebují vaši podporu ještě víc. Proto je nezbytné komunikovat se svými zaměstnanci daleko více, ptát se na jejich aktuální situaci a dozvědět se o jejich trápeních a starostech. Možná jste si už zavedli systém takových telefonátů během první vlny pandemie a je důležité v tom pokračovat i nadále, protože firma je jenom tak dobrá, jaké jsou vztahy mezi lidmi uvnitř. 

Příklad: Jiří Vytlačil, CEO ICT společnosti Axians, začal v rámci stanovené firemní hodnoty „We take interest in others“ pravidelně, každý týden, volat svým kolegům, se kterými přímo spolupracuje, a mluvit s nimi o běžných nepracovních tématech. Ptá se jich, jak se mají, co doma a podobně. Prostě se o ně více zajímá jako o lidi. 

Tip: Jako šéf týmu si udělejte každý týden čas a mluvte individuálně s lidmi ve svém týmu. Ptejte se jich jak se mají, zajímejte se o jejich problémy, situaci, pracovní zázemí, obavy a strachy. Možná můžete kolegům ulevit si diskusí o jejich prioritách, které nemusí být v této době vždy jednoznačně zřejmé. Pečlivě naslouchejte a nabízejte pomoc. 

Nastavte spolu-práci

V hybridních týmech je důležité správně stanovit svá očekávání – nejen ta svá, ale pomoci i druhé straně – co očekávají a potřebují oni od vás. Domluvte se se svým týmem na novém režimu spolupráce. Nastavte si, jak a kdy budete spolu komunikovat, kdo má přístup k jakým informacím, kdo musí být na jakých schůzkách a kdo musí být při jakých rozhodnutích. Výrazně to pomůže ke správnému fungovaní celého týmu, ale taky tím můžete předejít různým problémům. Není přeci důležité být na všech meetinzích, nebo odpovídat na každý hromadný mail. Dohodněte se, jak si rozvrhnete pracovní dobu. Lidé mimo kancelář mohou potřebovat větší flexibilitu a možnost pracovat v různou dobu, naproti tomu lidé v kanceláři zas mohou preferovat více struktury. Vše je ale o tom správně si nastavit vzájemné očekávání a společně si domluvit postupy, které budou vyhovovat všem. Najít win-win řešení.

Vybudovat spravedlivého pracovního prostředí – to je úkol šéfů v dnešní době. Někteří lidé mohou nabýt dojmu, že lidé v kancelářích jsou víc produktivní, než ti, kteří pracují z domovu. Způsob, jak se tomuto vyhnout, může spočívat v nastavení objektivního hodnocení. Přestaňte sledovat aktivity, časy a začněte sledovat výsledky. Začněte lidem důvěřovat. Vrátí se vám to vrchovatě.

Příklad: Ladislav Veselý, CEO Slevomatu, zúžil svůj řídící tým na začátku jarní karantény z 18 lidí na 6 lidí a první dva měsíce jeho prostřednictvím firmu ze dne na den řídil. Vedení tam v tu chvíli moc nebylo. Zároveň začal pro všechny zaměstnance natáčet video zpravodajství na denní bázi, aby lidem dodával energii a informoval je o nejdůležitějších věcech.

Tip: Nastavte hodiny spolupráce, které budou vyhovovat všem – jak lidem v kancelářích, tak i lidem, kteří pracují z domova. Všechny meetingy pořádejte prostřednictvím Zoomu (nebo jiné platformy) a zajistěte tak rovné podmínky pro všechny členy týmu a jejich plnou angažovanost – jak lidí v kanceláři, tak i těch doma. Navíc můžete schůzky nahrávat pro ty, kteří se nemohou účastnit. Stačí si pak projít záznam a ví, na čem jste se domluvili. Jednou týdně udělejte celotýmovou poradu, sdílejte výsledky, aktualizujte priority. Během online setkání zachovávejte balanc mezi pracovními a nepracovními věcmi, pracovním obsahem a vztahy. Úkoly rozdělte do dvou částí – na ty, které musí být na konci týdne hotovy a ty „nice to have“. Uberte na tlaku. Po čase pravděpodobně zjistíte, že zvládáte i spoustu úkolů z kategorie nice to have.

Buďte flexibilní

V dnešní nejisté době nám nezbývá nic jiného než být flexibilní. Naší jedinou jistotou je, že budoucnost je nepředvídatelná. Jeden ze způsobů jak se připravit, je mít stanoveny jasné priority, které je však možné v nevyhnutelných situacích upravit. V praxi to může fungovat například zavedením každotýdenních meetingů, kde si spolu s týmem stanovíte nejdůležitější úkoly, které je potřeba daný týden splnit. Zaměření se na nejdůležitější věci vytváří flexibilitu celého systému. 

Příklad: Jiří Vystrčil, Plant Manager automotive společnosti THK RHYTHM, pořádá každodenní 10 minutové ranní online meetingy. Členové řídícího týmu se na nich informují o  úspěších za předchozí den a prioritách na stávající den.

Tip: Vyzkoušejte si „daily huddles“, každodenní 10 až 15 minut dlouhé meetingy, na kterých prodiskutujete taktické problémy a budete se informovat o novinkách. Nasdílejte své priority na daný den, úspěchy za den předchozí, oceňte kolegy. A jednou týdně ho prodloužte o ranní kafe s neformálním obsahem. To vám usnadní snáze překonat malé překážky, které se vyskytnou, případně využít nových příležitostí. Rozhodně vám všem ušetří tak hodinu času, kterou jinak strávíte neefektivním emailováním. Pakliže se vyskytnou větší problémy, jsou zapsány a prodiskutovány na týdenním plánovacím meetingu. 

Uvolněte páru

Berte věci s nadhledem a přineste do týmu i trochu zábavy. Mnoho lidí bylo zvyklých na pracovní pauzičky u ping-pongu, fotbálku nebo pokec v kuchyňce. O to všechno jsme díky opatřením a karanténě přišli a mnohým z nás to určitě chybí. Můžete ale improvizovat a zavést například neformální meetingy, na kterých budete mluvit o všem, jenom ne o práci. Také existuje nespočet online her, které si můžete zahrát s kolegy v rámci uvolnění pracovního napětí.

Příklad: Jedním ze základních stavebních prvků firemní kultury SYMBIO Agency jsou rituály. A jedním z nich je třeba i PPP – páteční panák na prvním (patře). Udržují ho i v době, kdy je každý ve své domácí kanceláři. Každý si otevře svoji láhev a ťukají si do kamery.

Obsah obrázku interiér, stůl, počítač, přenosný počítač

Popis byl vytvořen automaticky

Tip: Zařaďte do programu týdenních meetingů také jeden bez agendy, aby lidé mohli diskutovat svoje témata, sdílet svoje zkušenosti, probírat svoje trápení a výzvy. A jestli budou chtít pokračovat i společným sledováním filmu s pojídám pizzy a pitím piva, je to jenom na nich.

A co můžete udělat vy, personalisti?

Vymyslete způsob, jakým budete pravidelně a často sbírat názory svých zaměstnanců na zkušenosti se současným prostředím home office a vedením na dálku. A rozhodně ve firmě nerezignujte na osobní rozvoj manažerů. Právě naopak, nyní potřebují doplnit kompetence pro vedení svých týmů v online prostředí, aby i v této době zůstali pečujícími lidmi.

Neočekávejte, že to bude jednoduché. Je potřeba se obrnit trpělivostí a nastavit své uvažování do budoucnosti. Protože jak řekl Peter Drucker: „Největším nebezpečím v čase krize není krize sama, ale snaha jednat podle logiky včerejška.“

Dostávejte naše nejlepší články každý měsíc do e-mailu

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore

Chci newsletter

Děkujeme

Vaše zpráva byla odeslána.

Pojďme se potkat

Napište nám nebo rovnou zavolejte.

* Pro úspěšné odeslání formuláře je potřeba vyplnit všechna pole označená hvězdičkou.