Než vám představím konkrétní případovou studii programu doporučení IFE, podívejme se na tématiku doporučování zaměstnanců trochu obecněji.

Skvěle fungující program doporučení, který zajistí nejlépe většinu potřebných kandidátů, je snem nejedné firmy. Vezměme si, jak drahé a časově náročné je dnes obsadit pozici tím správným člověkem. Těch peněz, co zaplatíme personálním agenturám, kolik toho utratíme za inzerci na pracovních portálech a dnes i v dalších médiích. Některé pozice se nedaří obsadit ani po roce inzerování a hledání. V kontextu toho je dobře fungující program doporučení a s ním spojená úspora nákladů jak oáza uprostřed pouště.

Bez práce, invence a peněz to nejde

Z nějakého důvodu je ve firmách často zvykem nad věcmi nepřemýšlet a jen tak přebírat jakési systematizované modely. Program doporučení je přesně tím příkladem. Snad jsem ještě nezažil firmu, která by jej neměla. Bohužel, to, co firmy nazývají programem doporučení, je v drtivé většině případů jen jakýsi systém finanční odměny pro doporučujícího zaměstnance za přivedeného nového kandidáta. Obvykle maximálně ve výši jedné výplaty, rozděleno na dvě části, aby firma nerozhazovala, pokud by snad nový zaměstnanec předčasně odešel nebo byl odejit. Dál už obvykle nebývá nic. Vliv takového programu doporučení na motivaci zaměstnanců prodat svou firmu kandidátům na trhu a přivést potenciální zaměstnance nemůže být jiný, než mizivý.

Pár pravidel dobře fungujícího programu doporučení

Neznám žádný stoprocentní recept na to, co do programu doporučení namíchat, aby zaručeně fungoval. Při troše zobecnění ale myslím mohu definovat pár zlatých pravidel, na které je dobré myslet a řídit se jimi.

a) Vnitřní motivaci žádným programem nenahradíš

Jsou firmy, které žádný program doporučení nemají a přesto jim klidně polovina nových zaměstnanců přichází na doporučení těch stávajících. Lidé prostě mají ke své firmě vztah, jsou na ni hrdí, práce je baví a rádi pomohou firmě i sobě tím, že přivedou toho správného parťáka. U této vnitřní motivace doporučování ve finále začíná i končí.

b) Když chceme mít ze zaměstnanců náboráře, musíme je k tomu vybavit

Často si neuvědomujeme, že takové doporučení zaměstnavatele potenciálnímu kandidátovi není jen slovo proceděné mezi zuby v hospodě. Je to vlastně marketing i prodej. Je potřeba umět firmu představit, jasně formulovat nabídku, předat kandidátovi nějaké materiály o firmě. A na to by měl program doporučení samozřejmě pamatovat.

c) Peníze jsou jen zadostiučiněním

Nedat zaměstnancům nic, když personálkám platíme tak horentní částky, by nebylo korektní. Na druhou stranu, nepřeceňujme úlohu peněz, nesnažme se doporučení zaměstnanců koupit. To by se nám nakonec jen vymstilo, protože s jídlem roste chuť. Nezapomínejme na další formy odměny – pochvala a uznání, vizibilita v rámci firmy či další nepeněžní odměny, třeba ve formě zážitků.

d) Sejde z očí, sejde z mysli

Když se v mnoha z těch firem, které program doporučení mají, zeptáte zaměstnanců, jak že vlastně funguje, řada z nich nebude ani vědět, že nějaký takový program existuje. Jednou jej prostě někdo zavedl, počítá se s ním v odměňování a firemním rozpočtu a tím to končí. Je důležité o doporučování, potřebě nových zaměstnanců, volných pozicích i doporučujících zaměstnancích mluvit. Proto je dobře vedená interní komunikace pro funkční program doporučení nezbytná.

Jak jsme tedy pekli program doporučení IFE?

O IFE a naší spolupráci s touto mimořádnou firmou jsem už v minulosti psal mnohokrát. Pro ty, kteří snad IFE neznají, jedná se o nadnárodní firmu, která vyvíjí a vyrábí ty nejlepší automatizované dveře a nástupní systémy pro vlaky, tramvaje a metra pro celý svět. V brněnském závodě probíhá konstrukce a výroba.

S IFE jsme spolupracovali na projektu značky zaměstnavatele, velké náborové kampani, dělali jsme kariérní web a spoustu dalších věcí. Program doporučení byl tedy součástí jakéhosi většího celku.

Když jsme do IFE přišli před rokem, byla míra doporučení 28 %. Dnes je 41 %. Téměř polovina všech kandidátů, kteří do IFE nastoupí, přichází na doporučení stávajících zaměstnanců. To se pozitivně promítá v nákladech na nábor, zkrácení času potřebného k obsazení pozice a především kvalitě kandidátů, kteří do společnosti přicházejí.

Jaký že jsme zvolili postup?

Zjistili jsme, jak to vidí zaměstnanci

Společně s HR jsme vybrali skupinu zaměstnanců, kteří mají k IFE pozitivní vztah, někoho do společnosti doporučili. S nimi jsme uskutečnili skupinový rozhovor (focus group) a zaměřili se na následující:

a) Povědomí o současném programu doporučení a volných pozicích

• Zjišťovali jsme, jak zaměstnanci vnímají současnou podobu programu doporučení, jak informovaní jsou o volných pozicích, jak vnímají současnou finanční odměnu, které se jim za doporučení dostává.

b) Vnímané překážky v doporučování

• Zajímalo nás, co jsou hlavní vnímané bariéry, které zaměstnancům brání v tom, aby IFE jako zaměstnavatele doporučovali lidem v jejich okolí – zda je to například strach z toho, že přivedou nevhodného kandidáta, obava z toho, že budou lidmi vnímáni jako agitátoři, nedostatečná motivace (nevidí dostatečný přínos této aktivity pro firmu a pro sebe).

c) Schopnost představit a prodat firmu kandidátům

• Zaměřili jsme se na to, jak dnes zaměstnanci představují a doporučují společnost potenciálním kandidátům, co by jim v tom pomohlo (jaké materiály, dárky, dovednosti).

d) Nepeněžní odměny

• Věděli jsme, že chceme dosavadní systém peněžních odměn doplnit o další nepeněžní odměny, na které navíc doporučující zaměstnanci dosáhnou dříve (ideálně již po doporučení kandidáta a ne až po jeho absolvování zkušební doby).
• Diskutovali jsme tedy se zaměstnanci naše, předem připravené, nápady, získali od nich podněty.

Vymysleli jsme nový model programu doporučení

Díky poznatkům, které jsme získali rozhovory se zaměstnanci, jsme byli schopni navrhnout mechanismus programu doporučení, který bude zaměstnance více bavit, bude pro ně více motivující a zároveň zajistí jejich neustálou informovanost jak o fungování programu doporučení, tak o aktuálně volných pozicích.

Vznikl nový systém odměn pro doporučující zaměstnance:

Malý dárek za kandidáta pozvaného na pohovor

• Multifunkční ninja karta se kterou lze vrtat, šroubovat nebo otevřít pivo.

Kolektivní odměna po nástupu zaměstnance

• Ihned po nástupu nového zaměstnance si může doporučující zaměstnanec vybrat odměnu pro sebe a kolegy ze směny v podobě lístků na fotbal či hokej, vstupenek do bazénu či vstupenek na motokáry.
• Tento typ odměny má schopnost rozhýbat i ty zaměstnance, kteří doposud nikoho nedoporučili, protože nikdo se nechce jen tak vézt.

Finanční odměna po zkušební době nového zaměstnance

Finanční odměna po roce zaměstnání nového zaměstnance

Pozn.: výše uvedené finanční odměny byly zachovány z původního modelu programu doporučení.

Vytvořili jsme tištěnou brožuru a malé dárky pro děti

Aby získali zaměstnanci jasnou představu o tom, jak IFE představovat a co kandidátům nabídnout, a zároveň, aby mohli kandidátům předat nějaké informace na cestu, vytvořili jsme jednoduchou tištěnou brožuru obsahující představení společnosti jako zaměstnavatele, krátké medailonky zaměstnanců, slovo ředitele i fotky z pracovního prostředí.

Z rozhovorů se zaměstnanci jsme zjistili, že většina lidí v jejich okolí jsou rodiče a proto by jim rádi předali malý dárek pro děti. Vyrobili jsme proto pexesa s tématikou vlaků, tramvají a metra, omalovánky pro ty nejmenší děti.

Nastavili jsme změny v interní komunikaci

Na doporučení klienta jsme se rozhodli využít pro interní komunikaci programu doporučení časem prověřené a osvědčené nástěnky, na kterých byli zaměstnanci zvyklí hledat důležité informace.

Vytvořili jsme plakáty představující program doporučení, mechanismus jeho fungování a odměny, navrhli jsme systém pro představování volných pozic.

Důležitými, avšak mnohdy opomíjenými odměnami, jsou pochvala a vizibilita. Vedení společnosti proto začalo dbát na to, aby se doporučujícím zaměstnancům dostávalo pochvaly před ostatními, například na setkáních zaměstnanců s vedením, aby ti, kteří doporučují, byli zmíněni v interním časopisu.

Ve spojení s dalšími aktivitami přináší nový program doporučení zřetelné výsledky

Jak již bylo zmíněno v úvodu, program doporučení není tím jediným, co jsme společně s IFE udělali. Paralelně s ním jsme pracovali na definici ideálu značky zaměstnavatele IFE a představení společnosti, náborové kampani, jejíž byli zaměstnanci součástí či novém kariérním webu.

I díky synergii těchto všech aktivit se nám s klientem podařilo zvýšit míru doporučení zaměstnanců meziročně z 28 % na 41 %, což je v případě výrobní společnosti a operátorů, na které jsme cílili především, mimořádně dobré číslo.

Ať už se rozhodnete pojmout svůj program doporučení jakkoliv, myslím, že nejdůležitější je nespoléhat na stereotyp nějakého zajetého mechanismu, který používají všichni, mluvit se zaměstnanci a snažit se bez ohledu na zvyklosti nastavit mechanismus vlastního programu doporučení tak, aby zaměstnance bavil, motivoval je, aby mu rozuměli a dostávalo se jim potřebného zadostiučinění.