Prací s lidmi ve formě přednášek, workshopů, školení či výuky se zabývám od dob svého studia na pedagogické fakultě. Ve školství jsem nakonec nikdy nepracovala (kromě asi 4 měsíců na katedře ruštiny ), ale vzdělávání a interakce s lidmi se v mém profesním životě děje stále. A baví mě to. Baví mě ten okamžitý dopad.

Facilitace moje nadšení z práce s lidmi posunula ještě výš. Díky ní totiž nejde primárně o předání nějakého know-how či informací, ale o nalezení společné řeči v rámci prostoru mezi všemi účastníky. Používá se, když potřebujete vést diskusi tak, aby účastníci společně něco vymysleli a pak se na tom shodli. Takových úkolů je mnoho, v práci, s kamarády, doma. A člověk, který ovládá zákony facilitace, by měl účastníky dovést ke kýženému cíli.

Dobrým facilitátorem se ale nestanete přes noc. I když máte pocit, že své řemeslo ovládáte, může se objevit situace, která je nová nebo účastníci nereagují standardně. Facilitace je adrenalinová jízda, kterou může facilitátor zmírnit důkladnou přípravou.

Dobrá příprava je základ

Příprava je esenciální část facilitace. Díky ní lze předejít mnoha perným chvilkám. Jak na správnou přípravu? Nejprve zjistěte od zadavatele co nejvíce informací předem. Nespoléhejte se jen na strohé zadání zakázky, ale ptejte se na detaily a hlavně na „jádro pudla“ – proč setkání pořádáme, jaký je jeho záměr, čeho chceme docílit. Nevyřčená věc může zásadně ovlivnit proces facilitace. Kromě informací o zakázce zjistěte také informace o účastnících (kdo bude přítomen, jaké mají role), možných problémech či výzvách, které mohou nastat – např. rivalita mezi účastníky, potenciální narušovatel, nevhodná místnost či doba setkání.

Další příprava je na vás. Nadesignujte celý proces facilitace – udělejte si plán či itinerář. Promyslete si, jaké metody/techniky použít v jakých fázích a časových intervalech, kdy dát přestávky. Rozpošlete pozvánku s úvodními informacemi k setkání a připravte si veškeré materiály.

Samotné facilitování

A máme tu den D. Jdeme facilitovat. Začátek je nejdůležitější. Navázání vztahu s účastníky, naladění se na sebe, uvolnění atmosféry, aby účastníci měli dobrou náladu a otevřeně sdíleli. Úvodnímu slotu věnujte více času.

Do úvodu patří definování cíle, proč jsme tu a čeho chceme dosáhnout. Špatně definovaný cíl vám zadělá obrovské trable a zmatenost. Lidé by na začátku také měli vědět něco o vás a o tom, co je v rámci setkání čeká (program dne). Nezapomeňte poskytnout info o přestávkách a občerstvení! Společně s účastníky dejte dohromady pravidla dne, která vám pomohou dobrat se kýženého cíle. Kontrolujte, zda lidé pravidla dodržují. Zmiňte v jaké roli vystupujete, zda máte jen úlohu facilitátora nebo budete průběžně a ZJEVNĚ přecházet do role experta. 

Obr. Flipchart s uvedením cíle a programu dne

Vše zmíněné by mělo být vidět, aby si to lidé mohli neustále připomínat. Nejlépe vizuálně zpracováno na flipchart papírech. Na začátek se také hodí mít zpracovaný flip „Parkoviště“, kde odstavíte témata, která nejsou důležitá pro dosažení cíle setkání. Na konci se vraťte k Parkovišti a řekněte účastníkům, co s tématy bude dál.

Facilitační techniky a nástroje

Facilitace je soubor technik, které facilitátor dle fází procesu střídá. Střídá je také situačně, když zjistí, že původně vybraná technika nebude nejfunkčnější, rychle sáhne po jiné. Facilitace je hodně o flexibilitě a pohotových reakcích facilitátora. Nejpestřejší nabídku technik můžete využít ve fázi sběru informací, analýzy a rozhodování.

Obr. Flipchart, na kterém proběhla fáze sběru informací, analýzy i rozhodování

Jednou z klíčových dovedností je aktivní naslouchání. Není jen o soustředění se na to, co ostatní říkají, ale o snaze danou věc interpretovat a doptat se, zda rozumím správně. Pokud zachytíte informaci tak, jak ji mluvčí myslel, stačí se dohodnout, jak bude zaznamenána. Cílem je, aby se na jejím znění všichni shodli a rozuměli mu. Díky aktivnímu naslouchání a doptávání jste schopní předejít možným nedorozuměním.

Další zásadní dovedností je situování. Situováním facilitátor neustále zpřehledňuje situaci a informuje účastníky, v které fázi setkání se nachází - říká, co se bude dělat a jak, shrnuje, k čemu jsme došli, jaké výstupy máme, ujišťuje se, že všichni rozumí a můžeme jít dál. Situování nás provádí celým procesem facilitace, tedy všemi fázemi od a do z. Ideální posloupnost fází facilitace je: úvod - sběr informací - analýza - rozhodování - závěr. Když budete vědět, v jaké fázi facilitace jste, lépe implementujete techniky, které vás dovedou k cíli.

Nezapomínejte na potřeby účastníků

Můžete mít výborně nastavený cíl, nadesignovaný proces a stejně celá facilitace může skončit fiaskem. Proč? Protože jsme lidi a máme různé potřeby. S různými potřebami přicházíme na setkání, různé potřeby se vyjevují v jeho průběhu. Když potřeby nejsou uspokojeny, projeví se ve formě pocitů. Nepřecházejte to a snažte se to, co vnímáte, pojmenovat nahlas. Vyřčená emoce ztrácí sílu. Snažte se dohodnout, jak se bude pokračovat dál, aby všichni účastníci byli ok a mohli jste pokračovat v práci za naplněním hlavního cíle setkání. Když se s náročnou situací vypořádáte dobře, o to větší důvěru od skupiny získáte.

Aby celé setkání bylo zarámované, hodí se, aby na konec přišel závěr. Ten nepodceňte. Vše otevřené uzavřete, shrňte celou práci a k čemu jste se společně dostali, oceňte účastníky a poděkujte jim za spolupráci, řekněte, co se bude dít dál. Můžete se zeptat na zpětnou vazbu a zrekapitulovat rozdané úkoly.

Obr. Ukázka flipchartu na zpětnou vazbu

Jsme na konci našeho fiktivního facilitovaného setkání. Vše jsme proběhli, i když povětšinou z rychlíku.  Tento článek je ale jen ochutnávka toho, jak to s facilitováním je. S vypíchnutím toho nejdůležitějšího a s ambicí motivovat vás začlenit facilitaci do své práce. Pokud tam vidíte potenciál, absolvujte i nějaký intenzivní facilitační kurz. Bude vás to bavit a stojí to za to.